2019年4月からの働き方改革法の施行に伴って、企業は従業員に対して年次有給休暇を5日間取得させることを義務付けられました。
この有給休暇義務化は、企業にどのような影響をもたらすのでしょうか。
今回は有給休暇の義務化に関する概要と対象者、対応方法、違反したときの罰則など、有給休暇義務化に関する様々な情報について解説します。
年次有給休暇5日取得の義務化について
そもそも年次有給休暇とは、賃金の支払いを受けられる休暇のことです。
休暇を取得した場合は労働をしていませんから、通常は賃金は発生しません。
しかし、休暇を取得して賃金を受け取れない状況が一般化してしまえば、体調を崩しても休まずに働いてしまう従業員が発生する恐れがあります。
このため、従業員が働きやすいように、労働基準法の第39条には従業員が有給休暇を取得できる権利について定められているのです。
これまでは個人の裁量で有給休暇の取得の判断をしていた
これまでの制度では、年次有給休暇を取得するかどうかは個人の裁量によるものでした。
そのため、仕事の繁忙などを理由に有給休暇を取得せずに労働する従業員も少なくなかったのです。
そこで、第196回通常国会の中で「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」が成立しました。
この法律により一定の条件を満たした従業員は年次有給休暇を5日間取得することを義務付けるように労働基準法が改正されたのです。
有給休暇の義務化はいつから？
有給休暇の義務化は2019年4月1日から、改正労働基準法の施行と共に開始されています。
即ち、2019年4月1日以降はすべての法人において、年次有給休暇のうち5日分については、使用者が時季を指定して従業員に取得させることが義務付けられるのです。
すべての法人が対象となるため、企業の規模に関わらず有給休暇の義務化が行われます。
有給休暇義務化の内容
有給休暇の義務化とは、使用者は従業員ごとに、年次有給休暇を付与してから1年以内に5日分を時季を指定して付与することが義務付けられるというものです。
なお、この時季指定については、従業員側の意見も聴取した上で、従業員の希望に沿う形での実施が必要です。
ただし、従業員が自発的に有給休暇を5日分取得していた場合は、使用者側が時季を指定する必要はありません。
つまり従業員に対して、最低でも1年で5日間の有給休暇を取得してもらえばよいのです。
もし、有給休暇を自発的に取得しない従業員がいる場合には「使用者側から有給休暇の取得を促す必要がある」というのがこの制度の肝と言えるでしょう。
「有給休暇を取得しやすい環境を作る」「有給休暇の取得を計画的に進める」など有給休暇取得のための工夫を推進する必要があるのです。
有給休暇の対象者
有給休暇は、原則として入社してから6ヶ月の間継続して雇用状態にあり、なおかつ全労働日の8割以上出勤している従業員に対して付与されます。
管理監督者やフルタイムで働く期間工などの有期雇用の従業員も、この条件を満たせば有給休暇が付与されることを覚えておきましょう。
このタイミングで付与される有給休暇の日数は10日で、以降1年ごとに勤続年数に応じた日数が付与されていくことになります。
なお、パートタイマーなど、所定労働日数が少ない従業員については、所定労働日数に比例する形で年次有給休暇が付与される「比例付与」という方式となるため注意しましょう。
年次有給休暇の付与が10日を超える従業員が対象
有給休暇の取得義務が生じるのは、1回の年次有給休暇の付与が10日を超える従業員です。
先述した比例付与が行われているパートタイマーなども、年次有給休暇の付与日数が10日を超えた場合は有給休暇取得義務の対象となります。
取得義務の対象となった人は、その年のうちに最低でも5日分の年次有給休暇を取得する必要があります。
中小企業の対応
有給休暇の取得義務化は、人事・労務管理に人的資源を割くことが難しい中小企業にとっては対応が難しい問題です。
そもそも人手不足が慢性化しており、繁忙期などにはなかなか従業員に有給休暇を消化してもらえない可能性もあります。
以下では、そんな中小企業がどのように有給休暇の取得義務化に対応していけばよいかについて見ていきましょう。
個別指定方式
有給休暇の取得義務への対応策として中小企業が取れる策のひとつが「個別指定方式」です。
これは、従業員に有給休暇の取得時季を委ねてしまうというもので、従業員が「この日に有給休暇を取得したい」と申請し、使用者が承認するというフローで有給休暇の取得を行います。
この方式を取る場合、従業員一人ひとりについて何日有給休暇を取得したのか、期限までに何日有給休暇を消費しなければならないかを正確に把握しなければなりませんが、使用者側が有給休暇の取得状況や取得時季を全て指示するよりも負担は軽くなります。
個別指定方式をより効果的に実施する上では、勤怠管理システムの導入がおすすめです。
日報やタイムカードといったアナログな勤怠管理方法の場合、集計作業の負担が非常に重くなってしまうリスクがあります。
勤怠管理システムを導入することで、勤怠情報や有給取得情報を一元管理し、瞬時に集計して把握することが可能となるため、人事・労務管理にかけるマンパワーの節約につながります。
計画年休制度の導入
中小企業が取れる方策には、使用者側が計画的に有給休暇を取得させる「計画年休制度」も存在します。
これは、付与された有給休暇のうち5日間を除く部分について、使用者側が取得日を指定することができるという制度です。
お盆休みやゴールデンウィーク、年末年始休暇の前後に有給休暇の取得を指定して大型連休を作るなどの方法で、従業員にメリットが生じる形で指定するとよいでしょう。
取得義務を達成する形で計画的に有給を取得してもらう上では非常に便利な制度と言えます。
ただし、計画年休制度を導入するためには、予め就業規則内で有給休暇の計画的な取得について明文化した上で、労働組合または従業員の過半数を代表する者と書面による労使協定を結ぶ必要があるため注意が必要です。
有給休暇の義務化に違反したらどうなる？
有給休暇の取得義務は、労働基準法に定められた規則です。
つまり、義務化に違反してしまえば「違法行為」となってしまいます。
有給休暇の義務化に違反してしまった場合には罰則が適用されてしまうため注意しましょう。
以下では、有給休暇の義務化に違反した場合の罰則について解説します。
30万以下の罰金
使用者が従業員に対して年5日の有給休暇の取得をさせないことは、労働基準法第39条第7項に違反する行為です。
違反が認められた場合の罰則は労働基準法第120条に定められており、30万円以下の罰金となります。
また、従業員が請求する時季に年次有給休暇を与えなかった場合は、労働基準法第39条に違反したとして、同法119条に基づいて30万円以下の罰金もしくは6ヶ月の懲役が科されるため注意しましょう。
計画年休制度を導入する際に、就業規則に使用者が有給休暇の時季指定を行う旨を記載しなかった場合も違法行為として罰則の対象となります。
就業規則に時季指定の対象となる従業員の範囲及び時季指定の方法等を記載することは、労働基準法第89条で定められているためです。
こちらの罰則も労働基準法第120条に基づいて、30万円以下の罰金となります。
なお、有給休暇取得義務の違反は、対象となる従業員1人につき1回の違反として取り扱われます。
労働基準監督署の監督指導において法令違反が認められた場合は直ちに罰則が適用されるわけではなく、原則として是正に向けて丁寧に指導が行われ、改善が図られることとなります。
もちろん、悪質な場合や労働基準監督署の指導に関わらず改善の傾向が見られない場合は、罰則が適用されてしまうため注意が必要です。
いずれにせよ、有給休暇の取得義務に関しては確実に遵守するようにしましょう。
有給休暇取得義務は確実に守りましょう
有給休暇は、従業員の心身回復や生産性の向上のために無くてはならない存在です。
取得することで従業員と企業の双方にメリットが生まれるため、積極的に取得してもらうことが望ましいでしょう。
5日間の取得義務はあくまで「最低限の基準」であり、可能ならばより多くの日数を取得してもらう方が良いことを常に念頭に置くことが重要です。
「義務だから」ではなく、「従業員本人と企業のためにできるだけ休んでもらう」という意識を持つようにしましょう。